Na ostatnim przed przerwą wakacyjną spotkaniu Sieci OFOP ds. Partnerstwa i Funduszy Europejskich, w dniu 26 lipca 2023 roku, gościliśmy Zastępczynię Dyrektora Departamentu Koordynacji Wdrażania Funduszy Unii Europejskiej, Katarzynę Kromke-Korbel, która przedstawiała zasady działania nowego system teleinformatycznego CST2021. Prezentacja ze spotkania znajduje się w linku.
Jednocześnie pani Katarzyna Kromke-Korbel odniosła się do postulatów przekazanych Ministerstwu Funduszy i Polityki Regionalnej przez OFOP. Postulaty są efektem pracy przedstawicielek i przedstawicieli organizacji pozarządowych podczas Obywatelskiego Kongresu Komitetów Monitorujących, który zorganizowaliśmy w kwietniu 2023 r. Na spotkaniu w sprawie systemu teleinformatycznego CST2021 przedstawione zostały kluczowe zmiany, do których Departament Departamentu Koordynacji Wdrażania Funduszy Unii Europejskiej odniósł się również w piśmie z dnia 30 czerwca 2022 roku skierowanym do OFOP-u.
Poniżej lista postulatów oraz zmian, które wprowadzone zostały w nowym systemie CST2021 zgodnie z informację przedstawioną nam przez Ministerstwo:
„1.1. Przy projektach partnerskich dostęp dla Partnerów do modułów, które mają wpływ na prawidłową realizację projektu takich jak: korespondencja, formularze monitorowania uczestników.
Zrealizowaliśmy postulat w CST2021. Umożliwiliśmy korespondencję pomiędzy Beneficjentem a Realizatorami. Postulat zgłosił m.in. program POWER (zgłoszenie WUP w Krakowie nr POWR-1243).
1.2. Przy próbach importu: komunikaty, które się pojawiają i dotyczą przyczyny problemu, są mało czytelne. W efekcie nie wiadomo, co wymaga poprawy.
Poprawiliśmy czytelność komunikatów dzięki zgłoszeniom użytkowników programów POWER, Polska Wschodnia, RPO dla Woj. Mazowieckiego, Interreg Polska-Saksonia (zgłoszenia: POPW-138, RPMA-88, POWR-1364, PLSN-39).
- Przykładowe postulaty z materiału, które instytucje zarządzające zgłosiły w imieniu beneficjentów podczas spotkań koordynacyjnych.
2.1. Rekomendujemy zweryfikowanie rozwiązań dotyczących możliwości nadawania uprawnień do systemu SL i jego poszczególnych modułów z pozycji beneficjenta.
Takie rozwiązanie wprowadziliśmy w nowym systemie CST2021. Instytucja zaprasza do Projektu pierwszą osobę ze strony Beneficjenta, która może nadawać dalej uprawnienia innym pracownikom Beneficjenta.
2.2. Lepsze dostosowanie systemu SL pod kątem użyteczności oraz dostępności dla Beneficjenta. Przy tworzeniu tego typu systemów konieczne jest zapewnienie pełnej dostępności serwisu na poziomie WCAG 2.1.
Nowy system CST2021 jest zgodny z WCAG 2.0/ WCAG 2.1, ponadto, zobowiązaliśmy Wykonawcę do jego tworzenia zgodnie z zasadami UX (tzw. user experience) skupiając się na tym, by interfejs aplikacji był jak najbardziej przejrzysty i czytelny.
2.3. Kontrola projektu powinna odbywać się przez SL (pełna ścieżka audytu/kontroli możliwa do odtworzenia).
Aplikacja internetowa, z której korzystają wszystkie instytucje (IW, IP, IZ) do zgłaszania pytań, problemów i propozycji zmian CST/ CST2021.
Zrealizowaliśmy postulat budując dla instytucji aplikację eKontrole wchodzącą w skład systemu CST2021.
2.4. Import danych „baza personelu” – całość danych personelu plus czas pracy, np. z pozycji jednego pliku Excel.
W nowej perspektywie, zgodnie z odpowiednimi Wytycznymi, będzie zbierany ograniczony zakres informacji o bazie personelu. Pismo w tej sprawie przesłaliśmy do Instytucji Zarządzających 26 kwietnia br. (znak: DKF.041.2.2023.KK).
2.5. Bardzo wolno działający system i wiele problemów z zawieszaniem się w terminach składania wniosków o płatność.
Zmieniliśmy infrastrukturę, z której korzysta System – od kilku lat problemy wydajnościowe SL2014 nie występują.
Należy jednak uwzględnić, że wpływ na szybkość odpowiedzi Systemu ma wiele czynników od nas niezależnych, w tym: moc komputera użytkownika, prędkość jego internetu, przeglądarka internetowa, jak również, zbyt szczegółowy budżet projektu (od kilku lat zachęcamy instytucje do negocjowania prostszych budżetów, spełniających potrzeby obydwu stron).
2.6. Przy wydruku wniosku o płatność i tabeli ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW tylko na pierwszej stronie widać, w jakim jesteśmy zadaniu (nie przenosi się to na inne strony).
Dodaliśmy w SL2014 powtórzenia na kolejnych stronach wydruku nagłówków kolumn w tabeli dotyczącej postępu finansowego.
2.7. Zwiększenie wielkości plików – obecnie jest ograniczona pojemność dodawanych plików, przy plikach o większych ciężarach, pomimo zastosowania programu do pakowania plików, system uniemożliwia ich dodanie, co generuje konieczność dzielenia go i załączania po kawałku.
W SL2021 zwiększyliśmy maksymalny rozmiar dodawanych plików do 50 MB.
2.8. Rekomendujemy, aby zapewnić funkcjonowanie systemu na urządzeniach mobilnych.
CST2021 budujemy zgodnie z zasadami RWD (ang Responsive Web Design) szczególnie w obszarze obsługiwanym przez użytkowników zewnętrznych. Układ strony internetowej automatycznie dostosowuje się do rozdzielczości ekranu.
Pozostałe postulaty wprowadzono na oficjalną listę propozycji zmian CST2021 w ramach narzędzia service desk. Jednocześnie, w piśmie z dnia 31 czerwca 2023 roku, Ministerstwo wskazuje beneficjentom możliwość zgłaszania pytań oraz kierowania postulatów zmian także bezpośrednio do instytucji odpowiedzialnej za rozliczenie danego projektu.